A gestão do tempo na era da eficiência é um conceito sensível que se tornou ainda mais relevante e oportuno nos dias de hoje. Frequentemente, temos que lidar com a exigência de oferecer melhores resultados em menos tempo. Inúmeros artigos oferecem recomendações sobre como administrar melhor o tempo para gerar melhores resultados no trabalho. Embora possam ser úteis, não abrangem tudo. Nossa capacidade de administrar o tempo não é o único aspecto que nos ajuda a ser mais produtivos ou bem-sucedidos nos nossos projetos ou objetivos profissionais.
Um aspecto positivo de viver nessa era da eficiência é que temos a capacidade de identificar as coisas que nem sempre podemos controlar, como o software que utilizamos para trabalhar. É assim, não tem a ver com você, mas com as ferramentas que você usa. A seguir apresentamos alguns recursos de workforce engagement que vão ajudá-lo a administrar melhor o seu tem e que seus agentes também vão agradecer.
- Preveja e programe com até seis semanas de antecedência
Economize tempo e simplifique o processo de planejamento configurando as previsões e os horários dos agentes com até seis semanas de antecedência. Não é necessário repetir esse processo com demasiada frequência. Sua empresa agora possui um processo único de previsão e planejamento do cronograma que pode abarcar várias semanas. Verifique se o seu software de workforce engagement se ajusta a esse processo
- Configure suas unidades de negócios para elaborar com eficiência a programação de horários para até 5.000 agentes
As organizações maiores costumam empregar centenas ou milhares de agentes organizados em diferentes grupos ou “unidades de gestão”, com base em estruturas de gerenciamento locais, requerimentos especiais, regras de folgas e outros fatores. No entanto, essas unidades de gestão muitas vezes compartilham filas ou cronogramas. Proporcionar aos planejadores a capacidade de criar previsões e programações que abrangem diversas unidades de gestão ao mesmo tempo, em vez de ter que criá-las individualmente, simplifica o processo e oferece a eles a possibilidade de dedicar mais tempo a outros projetos importantes. Em poucas palavras, o uso de unidades de negócios em conjunto com unidades de gestão proporciona flexibilidade e eficiência para a organização.
- Importe e sincronize as programações com calendários externos
Ofereça aos seus agentes a flexibilidade para importar e sincronizar suas programações da gestão da força de trabalho com o calendário que escolham para que estejam sempre atualizados e informados. Se o calendário externo suportar o formato iCal, você poderá acessá-lo utilizando dispositivos móveis ou desktops.
- Configure uma sessão de coaching com gestão da qualidade
Você não precisa mais juntar todos os recursos necessários para realizar uma boa sessão de treinamento para os agentes junto com o instrutor de gestão da qualidade. Com a função de coaching da plataforma Genesys CloudTM, os administradores e supervisores da qualidade podem facilmente dedicar um tempo determinado para oferecer aos seus agentes feedbacks valiosos para promover a melhoria do desempenho.
Tudo o que você necessita é um processo rápido de duas etapas que esclarece e simplifica a programação e facilita as sessões de treinamento. Com a função de coaching, você pode:
- Programar facilmente uma sessão de coaching entre o agente e o instrutor de gestão da qualidade.
- Associar uma interação ou várias interações onde foi identificada a necessidade de treinamento e a documentação de suporte para otimizar cada sessão de coaching. Por exemplo, você pode incluir as gravações das interações, manuais de instruções e outros recursos valiosos para o treinamento.
- Permitir que o instrutor e o agente adicionem notas públicas e privadas antes, durante e após a sessão de coaching. Isso significa que existe uma fonte centralizada para adicionar requerimentos, comentários e planos de novos treinamentos.
A eficiência como forma de ganhar tempo
O conceito de eficiência possui, às vezes, má reputação. A ideia de que precisamos administrar melhor o nosso tempo para produzir melhores resultados para a empresa mais rapidamente pode ser difícil de engolir, principalmente quando sentimos que já estamos trabalhando no limite das nossas possibilidades.
Por isso, adote as ferramentas que podem ajudá-lo a trabalhar de maneira mais inteligente, e não durante mais horas.
